Executivos que exercem funções-chave nas grandes empresas costumam ter acesso a uma facilidade que antes era restrita ao setor público – o cartão corporativo. O “dinheiro de plástico” traz uma série de vantagens para a corporação, mas é preciso ficar atento para evitar descontrole, afinal de contas, estamos falando de um cartão de crédito.

Primeiro, vamos entender do que se trata o cartão corporativo e quais suas principais funções.

Como sabemos, alguns representantes do alto escalão das empresas precisam viajar com frequência ou assumir muitas despesas variáveis, como almoços de negócio, cursos de capacitação e congressos para ampliar o networking. 

A forma mais conhecida de pagamento dessas ações é aquela em que o profissional paga as despesas por conta própria e depois é reembolsado pelo departamento pessoal da corporação. Em outros casos, esses gastos são previstos genericamente e incorporados de maneira antecipada ao salário do representante.

Essas duas formas possuem desvantagens: na primeira, há riscos de erros e fraudes – afinal de contas, o reembolso é uma relação de boa fé que envolve a índole do funcionário, a honestidade da nota fiscal emitida e a confiança do empresário. No segundo caso, a incorporação das despesas ao salário acaba inchando os vencimentos do staff, às vezes de maneira desnecessária.

É nessa hora que entra o cartão de crédito corporativo: uma solução que unifica os gastos e dá mais controle para o financeiro da empresa.

O cartão recebe um limite adequado ao tamanho da empresa e aos padrões de consumo, e pode ser usado com hotéis, restaurantes, transporte, comunicação e eventos de representação da empresa. Ao final, uma fatura é emitida de maneira unificada, mesmo que a empresa tenha distribuído vários cartões corporativos. 

Outra grande vantagem é evitar que seu pessoal viaje com grande volume de dinheiro ou precise emitir cheques para honrar compromissos de negócio.

Monitoramento

Para evitar o descontrole, basta aderir a algumas dicas simples. A primeira é a mais óbvia: defina bem quem terá direito ao cartão. Para preencher esse requisito, o profissional deve ter demonstrado ser alguém íntegro e controlado, que não vai, por exemplo, emprestar o cartão a terceiros ou gastar com compras de outra natureza.

Uma boa forma de disciplinar a equipe é oferecer um cartão pré-pago, semelhante aos cartões de crédito diferenciados utilizados em viagens internacionais. Assim, o grupo vai entendendo como moderar as despesas, que afinal de contas não são particulares, e sim corporativas.

O monitoramento das despesas em tempo real é outra necessidade, a fim de conter excessos com o exercício em andamento.

A automatização das receitas e despesas, conhecida por conciliação bancária, evita erros mais graves. Assim, o departamento responsável pelo ordenamento das saídas de dinheiro não precisará gastar energia, tempo e pessoal com contas manuais, que são falíveis e demoradas.

Agora, se sua empresa é de pequeno porte e não possui despesas variáveis muito expressivas, o cartão de crédito corporativo talvez não seja uma solução adequada para sua rotina financeira. Tudo vai variar conforme o perfil de negócio e do ramo de atividade exercido.