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Produto entregue, serviço prestado. É hora de receber, certo? Em teoria, sim. No entanto, o cliente simplesmente não paga… Se você tem um negócio, uma empresa de qualquer porte, é bem provável que já tenha passado por isso. A inadimplência é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas brasileiras. Partindo-se do pressuposto de que o pagamento não pontual é uma parte estrutural dos negócios, é preciso enfrentar o problema de frente. Para tanto, separamos 8 dicas essenciais para a sua empresa realizar a cobrança da melhor forma possível.

Num primeiro momento (dicas 1 a 3) trazemos estratégias a serem adotadas de forma a garantir o pagamento em dia, evitando-se a inadimplência. Num segundo momento (dicas 4 a 8), tratamos de como proceder quanto ao não pagamento, quando o cliente deixa de honrar com os seus compromissos.

Evitando-se a inadimplência

1 – Controle, controle e mais controle

Muitas empresas, especialmente as de menor porte, possuem um sistema falho de controle de pagamentos. Ou pior… Em alguns casos nem sequer existe qualquer tipo de controle sobre os recebíveis. Portanto, o primeiro passo para uma gestão financeira eficiente é ter uma visão clara e total dos valores a receber.

Para tanto, antes de mais nada é preciso construir um cadastro de todos os clientes. Além dos dados pessoais, nele deverão constar o registro de todas as vendas, valores e, principalmente, as datas de pagamento.

Atualmente, existem sistemas eletrônicos que fazem essa gestão de forma automática. Há, inclusive, sistemas que emitem avisos de pagamento via mensagem de celular e email, tanto para você quanto para seus clientes.

Vale a pena dar uma pesquisada e investir na aquisição destas tecnologias que são baratas (ou até mesmo gratuitas) e muito eficientes!

2 – Mantenha um histórico dos pagamentos

Uma importante dica é registrar o histórico de pagamento de cada cliente de forma individualizada. Assim, fica mais fácil diferenciar os pagadores assíduos daqueles devedores mais costumeiros.

Se o cliente tem um histórico de bom pagador, parcelar as vendas e oferecer melhores condições de pagamento é uma possibilidade. Se o cliente é um daqueles “problemáticos”, é melhor fechar negócio apenas sobre condições mais estritas, que garantam o recebimento dos valores em questão.

Além de manter o seu próprio cadastro, é sempre importante consultar os órgãos de proteção ao crédito antes de fechar um grande negócio. O novo Cadastro Positivo, sancionado recentemente, também pode ajudar na hora de diferenciar bons e maus pagadores.

3 – Regras claras de compra e venda

Regras claras e objetivas são indispensáveis ao sucesso de qualquer operação comercial e mercantil. Para tanto, busque sempre firmar contratos de compra e venda ou de prestação de serviços, especialmente nas operações de maior valor.

Quando ambas as partes firmam um contrato, além da transparência que tal instrumento oferece, há também maior segurança jurídica. Em caso de não cumprimento é sempre mais fácil provar de quem foi a falta e, eventualmente, requerer a sua execução.

Houve o inadimplemento. Como agir?

4 – Cobre

Como trouxemos antes, é fundamental manter um controle estrito de todas as contas a receber de sua empresa. Desta forma, se as mensagens avisando da proximidade da data do pagamento não surtiram efeito, é hora de cobrar.

Em muitos casos, mesmo com todos os alertas prévios, alguns clientes podem simplesmente se esquecer da data de vencimento.  Portanto, a primeira cobrança deve ser realizada de forma mais amistosa possível, evitando-se mal-estares ou situações desagradáveis que eventualmente façam você perder o cliente.

E-mails, mensagens via celular e até mesmo ligações telefônicas podem ser utilizadas para sinalizar ao cliente o vencimento do prazo. Neste primeiro contato é importante perguntar ao cliente uma possível nova data para o pagamento da dívida. Em seguida, é preciso monitorar para ver se de fato ele cumpriu com a sua obrigação.

5 – Converse com seu cliente e, se for o caso, renegocie

Tendo sido oferecida nova data para pagamento e mesmo assim o cliente não pagou, é preciso entender o que está havendo.

Grande parte dos inadimplentes não quita suas dívidas por um motivo elementar: estão sem dinheiro… Não há má-fé ou a intenção de obter vantagens indevidas. Muitas vezes o próprio devedor é o credor de outra dívida, e está no aguardo daquele pagamento para cumprir com sua obrigação.

Nestes casos, tente sempre renegociar as condições, prazos e valores para que ele pague a dívida de acordo com as suas possibilidades. Afinal, é melhor receber aos poucos ou até mesmo aceitar um valor menor do que o anteriormente contratado do que não receber.

6 – Cobrança extrajudicial com aviso de recebimento

Assim como o contrato é indispensável para a transparência dos negócios, o registro de todos os trâmites referentes à cobrança também o são. Desta forma, é preciso documentar todos os contatos, mensagens, e-mails, ligações telefônicas etc que comprovem a renegociação.

O passo seguinte é partir para a notificação extrajudicial por correio, com Aviso de Recebimento (AR).

Nesta notificação devem ser informados todos os contatos feitos anteriormente, as datas de pagamento, os valores, as cláusulas contratuais descumpridas etc. A notificação deverá ser clara e objetiva e estipular um prazo para o pagamento. Nela também deverá constar o informe de que, não efetuado o pagamento, será iniciado um processo judicial de cobrança.

7 – Justiça seja feita

Esgotadas todas as possibilidades de diálogo e não havendo mais o que fazer, é hora de recorrer à justiça civil.

Em alguns casos, quando citados no processo judicial, muitos devedores buscam a conciliação, a realização de um acordo. Cabe aqui decidir se é melhor aceitar novo acordo ou, então, se a melhor saída é dar sequência ao processo.

Vale lembrar que desta vez o acordo será feito na presença de uma autoridade, que homologará os termos e prazos do pagamento.

Tanto no acordo quanto no processo, toda a documentação comprobatória da qual tratamos nos itens anteriores deverá ser apresentada. Com uma base probatória robusta e sólida o processo anda mais rápido e reduzem-se as possibilidades de recursos judiciais.

8 – Vale a pena manter um setor de cobranças?

Essa é uma pergunta que realmente precisa ser feita por grande parte das empresas. Para respondê-la é preciso, primeiro, fazer um levantamento dos custos empregados nesta operação. Como trouxemos, em muitos casos o processo de cobrança pode ser longo e burocrático. Além do mais, há sempre o risco de a dívida nunca ser de fato paga.

Atualmente, existem empresas de factoring especializadas na gestão destes recebíveis ou mesmo na compra de direitos creditícios.

E aí, gostou das dicas?

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