Fluxo de caixa pode ser entendido como o caminho que o dinheiro percorre, seja nas finanças pessoais, seja numa empresa. O fluxo de caixa é essencialmente uma ferramenta de gestão que permite identificar de onde o dinheiro vem e para onde ele vai. Ele é formado, portanto, pela relação entre todas as receitas e despesas. Como se pode observar, apesar de ser simples, ele é indispensável para o sucesso e saúde financeira de qualquer negócio.

Mas apenas entender o conceito de fluxo de caixa não basta. É preciso saber como implementá-lo, analisá-lo e controlá-lo de maneira efetiva. Do contrário, corre-se o risco não apenas de passar por aquele “aperto” no final do mês, mas também de levar o negócio à falência.

Se você quer controlar seu fluxo de caixa, mantendo sua segurança financeira, fique ligado nestas 5 dicas práticas que separamos.

1 – Faça uma planilha de fluxo de caixa 

Muitas pessoas entendem o fluxo de caixa de maneira intuitiva. Sabem que gastar mais do que recebem essencialmente as conduzirá à bancarrota. Mas é preciso dar um passo além e colocar no papel (preferencialmente na tela) todo o caminho percorrido pelo dinheiro. E a ferramenta ideal para isso é a planilha. Essa planilha deve conter minimamente todas as suas receitas e despesas, de forma detalhada. É preciso colocar todas as suas fontes de rendas (vendas de produtos e serviços) e todos os seus gastos (aluguel, contas de água e luz, funcionários etc), um a um. Essa planilha pode ser avulsa ou pode estar inserida dentro de um sistema maior de gestão financeira. O essencial é que os dados sejam sempre acessíveis e permitam uma visualização rápida e fácil de todas as entradas e saídas.

2 – Alimente sempre a planilha com o maior número de dados possíveis

A sua planilha de fluxo de caixa deve ser alimentada constantemente. Efetuou a venda de um produto, coloque na planilha. Chegou uma conta: planilha… Somente assim, alimentando-a de forma ininterrupta é que você conseguirá uma visão ao mesmo tempo geral e específica do seu negócio. Para isso, independentemente do tamanho de sua empresa, é importante que todos os seus colaboradores saibam da importância de se alimentar a planilha. Portanto, treine-os para que todas as vendas e todas os gastos sejam devidamente inseridos.

3 – Conheça a fundo o seu fluxo de caixa 

De nada adianta fazer uma planilha e alimentá-la sempre se ela não permitir uma visão integral do seu fluxo de caixa. E conhecer o fluxo de caixa implica em adquirir uma visão macro e micro de toda a sua operação. Para ficar mais claro, vamos pensar no exemplo de uma pequena papelaria. Eu preciso saber não apenas a quantidade e valores gerais de mercadorias que comprei e vendi mês a mês, mas também conhecer individualmente cada produto vendido. Devo saber, por exemplo, quantos lápis e canetas foram vendidos, quantas resmas de papel, quantas borrachas e apontadores etc. Conhecendo o valor de compra e o valor de venda de cada um destes produtos, eu consigo identificar quais são os mais lucrativos e os com maior saída. Saber que comprei 300 canetas e vendi 150 é uma coisa. Saber que comprei 100 canetas pretas, 100 azuis e 100 vermelhas, mas vendi todas as pretas, metade das azuis e nenhuma caneta da cor vermelha, é outra coisa. Essa é uma informação totalmente diferente da anterior.  Ao conhecer a fundo a sua operação, portanto, é possível incrementar a venda de certos itens e reduzir ou abandonar aqueles que ficam parados na prateleira. Aumenta-se, assim, o giro e lucratividade do negócio.

4 – Faça um planejamento

Uma planilha consistente oferece dados concretos para o planejamento das operações da empresa dia a dia, mês a mês. É importante monitorar a relação receita e despesa de maneira ininterrupta. Assim, é possível comparar dados de forma a melhor entender a sua dinâmica de vendas. Posso identificar, por exemplo, se há algum dia ou horário em que a minha demanda é maior. Posso também conhecer os períodos e épocas do ano em que as vendas caem etc.

Quanto maior o tempo em que uma planilha é abastecida, melhor é o planejamento. Vamos novamente ao exemplo da papelaria. Pense que você abastece há 3 anos a sua planilha. Você sabe que o auge diário de suas vendas é no período da manhã. Você também sabe que nos meses de férias escolares há uma queda nas vendas, e que na sequência há um pico de crescimento quando da proximidade do início do ano letivo.

Com estes dados é possível melhor gerenciar o número de funcionários, a escala de horários de cada um, a função a ser desempenhada, negociar melhores preços com fornecedores etc. Também é possível uma gestão mais eficiente dos estoques, reduzindo-o nos períodos de baixas vendas e abastecendo-o com boa antecedência para os períodos de maior demanda. Com os dados das vendas dos anos anteriores já pode-se ter uma ideia dos produtos mais procurados pelos clientes. Assim, é possível pensar em promoções de vendas, dar mais destaque a certos produtos dentro da loja etc.

Da mesma forma, se as vendas de nossa papelaria para a primeira semana do mês de janeiro estiverem abaixo dos valores do ano anterior, é preciso soar o alerta. O que está acontecendo? É um problema estrutural da economia ou é uma questão interna de minha empresa? O que eu posso fazer imediatamente para aumentar as minhas vendas? Como fazer com que as vendas da segunda semana apresentem um melhor desempenho?

5 – Mantenha controle dos prazos

Como dissemos, uma planilha de fluxo de caixas é uma ferramenta de gestão que trabalha muito com a previsibilidade. Seus dados permitem não apenas uma visão do que já foi executado como também do que ainda está em aberto, tanto em despesas quanto receitas. Quanto mais próxima do planejamento for a realidade, maior é a segurança e estabilidade financeira de uma empresa.

É importante, assim, que o controle e gestão dos prazos sejam feitos de forma eficiente. Uma boa planilha de fluxo de caixa deve, portanto, contar com mecanismos de alerta no caso de algum descompasso entre o planejado e a realidade.

Imagine que você fez uma grande venda de resmas de papel e está contando com este dinheiro para renovar o seu estoque de canetas para o início do ano. Você entregou o pedido, mas o seu cliente não pagou… Isso pode ser um problemão, principalmente quando este valor já estava empenhado para pagar uma outra despesa essencial ao giro do seu negócio, num período crítico de vendas. É preciso tomar uma providência urgente, como por exemplo recorrer a um empréstimo ou antecipar recebíveis de outras vendas, tendo dinheiro em caixa para renovar o estoque de canetas.

Como vimos, o controle do fluxo de caixa é a condição essencial mínima necessária para a saúde financeira pessoal ou de uma empresa. Para tanto, é preciso que todas as receitas e despesas, todo o caminho que o dinheiro realiza no caixa seja delimitado, previsto, registrado e analisado. A ferramenta ideal para esta tarefa é a planilha, que pode ser feita por você ou adquirida pronta. Existem excelentes planilhas gratuitas para controle do fluxo de caixa. Para quem quer uma planilha simples e que permite uma visão geral das receitas e despesas, a dica é a planilha de fluxo de caixa do SEBRAE.

Se você gostou destas dicas e quer se manter informado sobre boas práticas de gestão financeira para o seu negócio, sempre fique ligado no blog da Exten.