Entenda e reduza os custos operacionais da sua empresa

Todo gestor ou administrador de empresas, das pequenas às gigantes do mercado, sabe da importância da redução dos custos operacionais. Longe de ser um capricho ou uma obsessão pela eficiência, a redução de custos operacionais é questão de sobrevivência.
Num contexto de competição global como o que vivemos hoje, pautado pela cada vez maior abertura e liberalização dos mercados, a margem para erros fica a cada dia mais e mais estreita.
Assim, qualquer gasto desnecessário, por mais inexpressivo que pareça, pode significar a diferença entre o sucesso ou o total fracasso de uma empresa.
Pensando nisso, preparamos uma lista com 11 importantes dicas para você reduzir o custo operacional de sua empresa, tornando-a mais competitiva e lucrativa.

1 – Faça um levantamento de todas as despesas

Só é possível reduzir custos se você conhece o caminho do dinheiro e sabe para onde ele está indo. Essa primeira dica pode parecer um tanto quanto óbvia. E de fato ela é… No entanto, apesar de básica, muitos empreendedores parecem não se dar conta de sua real importância.
Levantar todas as despesas, tanto as fixas quanto as variáveis, é o primeiro passo no sentido de qualquer redução dos custos operacionais. Somente um levantamento preciso e pormenorizado de todas as despesas é que irá permitir ao empreendedor saber, de fato, quais são as áreas mais sensíveis de seu negócio.
Comece separando seus gastos operacionais por categorias de despesa, como por exemplo insumos, aluguel, folha-de-pagamento, água, luz, telefone, fornecedores, manutenção, limpeza etc.
Na sequência, faça uma análise detalhada de cada um deles, observando o que é gasto essencial e o que é gasto desnecessário.

2 – Adote um sistema informatizado de registro

Complementando a dica anterior, para se fazer um levantamento preciso de tudo o que a empresa gasta, a adoção de um sistema informatizado de registro é algo indispensável.
Um bom sistema de registro permite não apenas classificar as despesas de acordo com sua origem, mas também permite a comparação da série histórica dos gastos, inclusive com gráficos e tabelas.
Assim, fica mais fácil visualizar, dia a dia, mês a mês, ano a ano, quais são as áreas da empresa que estão apresentando aumento ou diminuição nos gastos operacionais.
Isso permite ao empreendedor observar seus erros e acertos ao longo do tempo, mantendo ou alterando determinada estratégia e, se for o caso, agir de forma rápida para estancar possíveis gastos excessivos. 

3 – Utilize os recursos disponíveis de forma otimizada

Água, energia elétrica, e materiais de escritório são apenas alguns dos exemplos de recursos cujo uso pode ser otimizado.
Em relação ao uso da água, por exemplo, verifique a possibilidade de instalação de um sistema de captação de água da chuva. Este é um recurso gratuito (um dos poucos, heim!) e que demanda baixo investimento para ser obtido. A água captada pode ser utilizada, por exemplo, para a limpeza de áreas externas e para a descarga nos vasos sanitários, reduzindo a conta no final do mês.
Aqui você consegue visualizar um infográfico desenvolvido pelo Sebrae com informações a respeito.
Quanto à redução dos gastos com energia elétrica, é possível:

  •         Instalar lâmpadas e equipamentos elétricos mais eficientes, que consomem menos
  •         Fazer pequenas alterações na construção do prédio para permitir maior entrada de luz natural, reduzindo a necessidade das lâmpadas
  •         Instalar painéis elétricos e turbinas eólicas para gerar uma parcela ou toda a sua energia elétrica
  •         Instalar sensores inteligentes de movimento, que acendem a luz apenas quando há alguém no ambiente  

Quanto ao material de escritório, no quesito impressoras, estabeleça metas e quotas por funcionário. Libere somente a impressão de materiais que sejam realmente necessários e indispensáveis ao trabalho. Incentive também o uso de documentos eletrônicos entre os funcionários da empresa.

4 – Foque no que a sua empresa tem de melhor a oferecer

Um erro de gestão e que muitas vezes consome recursos importantes de uma empresa é o foco em produtos e serviços que dão pouco retorno.
Pergunte-se sempre, portanto, se determinado produto ou serviço ofertado por sua empresa vale o trabalho, custos e riscos envolvidos.
Pequenas e médias empresas, muitas vezes, acabam por oferecer um pool de produtos e serviços muito maior do que a sua real capacidade de gestão, produtos e serviços esses que acabam por desperdiçar recursos e aumentar desnecessariamente os custos operacionais.
Assim, a depender da situação, é melhor que uma empresa concentre seus esforços produtivos em poucos (mas excelentes!), produtos e serviços ao invés de optar por uma oferta diversificada.

5 – Converse e negocie com seus fornecedores

Estabeleça um diálogo com seus parceiros e fornecedores. Busque sempre alternativas para o fornecimento dos itens que sua empresa precisa e verifique constantemente as melhores ofertas.
Mudar de fornecedor não é algo simples e nem é algo que pode ser feito de uma hora para a outra. Em áreas estratégicas da empresa, mudar de fornecedor simplesmente por conta de preços ligeiramente menores pode ser um verdadeiro “tiro no pé”.
Isso, no entanto, não impede que estudos detalhados sejam feitos e que, aos poucos, outros fornecedores comecem a fazer parte de sua rede.
Em áreas menos estratégicas, a mudança de fornecedores pode ser feita de forma mais rápida e com menos possibilidades de erro.
Portanto, pesquise, negocie e renegocie até encontrar um cenário mais favorável.

6 – Treine funcionários e equipes

Uma das melhores maneiras de se reduzir custos operacionais é aumentar a eficiência das equipes de funcionários. Para tanto, invista em treinamentos e cursos de capacitação.
Busque profissionais parceiros e pesquise métodos de gestão de projetos e processos.
Atualmente, existem muitas possibilidades de ensino, não apenas presenciais como também à distância.
Vale aqui, no entanto, frisar a importância de se procurar um treinamento que realmente faça sentido para o seu negócio.
Procure um projeto pedagógico que realmente tenha conteúdo e que não seja apenas o “mais do mesmo” em uma versão mais chique, revestido de pedras brilhantes e adornando com palavras pomposas, de preferência “in english”…

7 – Estabeleça parcerias

Busque empresas parceiras para reduzir seus custos operacionais. Muitas despesas podem ser reduzidas, por exemplo, estabelecendo-se:

  •         Trocas e permutas: o dinheiro corrente pode não ser a única medida… explore essa possibilidade!
  •         Compras conjuntas de materiais e insumos: aumentando-se a escala de um pedido, pode-se reduzir os      custos. Portanto, se duas ou mais empresas se unirem para uma compra ou aquisição de matérias primas            ou materiais de consumo, é provável que consigam preços menores.
  •         Dividir custos com treinamentos das equipes: assim como na compra de materiais e insumos, pode-se        dividir também os custos com treinamentos das equipes. Empresas podem se unir, por exemplo, para                  oferecerem em conjunto um ciclo de palestra para seus funcionários ao invés de cada uma contratar seus            próprios palestrantes.
8 – Crie um programa de bonificação para seus funcionários

Parece contrassenso, mas não é. Aumentar gastos com bonificação de funcionários significa reduzir gastos operacionais. Quanto mais motivado e incentivado o funcionário, maior é a sua produtividade.
Bônus e prêmios como viagens e produtos podem, inclusive, ser obtidos por meio de parcerias com outras empresas, reduzindo ainda mais os custos com sua aquisição.

9 –  Controle o estoque

Estoque é dinheiro parado e, pior do que isso, representa custos muitas vezes desnecessários. Mantenha em estoque apenas o fundamental para sua operação, com margens de segurança, obviamente, mas sem excessos!
Para tanto, adote um sistema de controle de estoque que possibilite a manutenção de um inventário completo, que monitore as movimentações dos itens e que avise com antecedência quando da necessidade de aquisição de novas peças.
Manter um estoque mais enxuto significa maior redução de gastos com espaço físico, destinado à guarda das mercadorias, já que ele também tende a diminuir.
Gastos operacionais com iluminação, mão-de-obra e seguro do estoque, por exemplo, também tendem a ser consequentemente reduzidos.

10 – Mantenha equipamentos e maquinários tecnologicamente atualizados

Adquirir equipamentos para comércios e indústrias, principalmente maquinário pesado, não é algo barato. No entanto, apesar de o investimento geralmente ser alto, ele tende a valer muito a pena.
Equipamentos tecnologicamente atualizados tendem a ser mais eficientes que seus irmãos de gerações passadas, produzindo mais e em menos tempo.
Além disso, equipamentos mais modernos tendem a necessitar de menos manutenções e, quando elas ocorrem, geralmente são mais baratas.
Menos manutenções também significam menos paralisações na produção e nas vendas o que, por óbvio, também nos leva mais uma vez à diminuição de nossos gastos operacionais…
Além do mais, manter uma política frequente de trocas e atualizações também reduz a depreciação patrimonial dos maquinários e equipamentos.  

11 – Aumente a escala de vendas ou produção

Mais uma dica que pode parecer um contrassenso, algo antagônico com o título do texto – que fala em redução-, mas é justamente o oposto…
Quanto maior a escala de vendas ou de produção, mais diluídos tornam-se os custos operacionais. Quem alguma vez imprimiu folhetos em uma gráfica sabe do que estamos falando: o custo para se imprimir 5 ou 10 mil folhetos é muito próximo…
Isso se dá porque, para que uma impressora “rode”, ela possui um custo básico. Para rodar 5 ou 10 mil folhetos, esse custo operacional é praticamente o mesmo. A diferença de preços está na energia gasta no tempo da rodagem, na mão-de-obra empregada e na quantidade de matérias primas utilizadas, como o papel e a tinta…
Assim, já que a impressora foi ligada e está rodando, o ideal é que ela trabalhe o suficiente para que o custo de sua operação se dilua, fazendo com que o custo unitário por folheto seja cada vez menor.
Portanto, contra a prostração, produção!
Além de reduzir custos operacionais, ao se aumentar a escala, obviamente ganha-se também maior lucratividade, objetivo último de qualquer empresário. $$$

Conheça a realidade de seu negócio

Como vimos, reduzir custos os operacionais não é um bicho de sete cabeças. No entanto, vale dizer que não existe uma receita mágica, uma panaceia que sirva a todos os empreendimentos. Cada empresa possui uma dinâmica única, está inserida numa realidade regional própria e atua em segmentos distintos.
Portanto, conheça a fundo a sua realidade, estude o que pode ou não ser feito em sua empresa e adote a estratégia que mais faça sentido para o seu negócio, reduzindo custos operacionais sem, no entanto, comprometer a qualidade dos serviços e produtos por você ofertados.